Tempo, organizzazione, agende

Mi sono ripromessa di riparlare dell’argomento ma non avevo nulla di particolarmente rilevante da aggiungere e nel marasma di video sull’organizzazione e sulla gestione del tempo temevo che non avrei avuto un impatto particolarmente rilevante e ho preferito tacere.

Mi è stato chiesto però di tornare a parlarne e, essendo passati anni da quel primo post, mi sono resa conto che potevo avere qualcosa di nuovo da dire.

Avendo cambiato lavoro mi trovo ad utilizzare strumenti e diversi e nuovi metodi, magari posso darvi qualche spunto.

Io devo conciliare due lavori, quello con Mangiami -se siete in Ticino anche solo di passaggio dovete scaricare l’app- che comporta tutta una serie di impegni pianificati in anticipo e il mio di Social Media Manager con una lista clienti che sta aumentando molto velocemente.

Per me la chiave è: non perdere tempo per cose inutili.

Cose inutili che possono essere per esempio cercare tra trecento foto che a uno sguardo veloce sembrano tutte uguali quella giusta perché non le hai rinominate correttamente o scervellarsi su come passare da un meeting all’altro perché li ho fissati troppo vicini.

Alla base della gestione delle mie giornate, quindi, c’è l’organizzazione.

Gli strumenti più basici che però mi salvano la vita sono due: il calendario e il mio quadernetto da cinquanta centesimi di Tiger.

Il calendario perché ci segno veramente TUTTI gli impegni che ho, anche andare a fare colazione con mia mamma. Banalmente uso quello dell’iphone, si sincronizza con quello del macbook, dell’iPad e ci aggiungo automaticamente i meeting fissati dal CRM che usiamo per lavoro (parentesi su quello dopo).

Il mio quadernetto perché ogni giorno ho la mia lista di cose da fare e non basterebbe una pagina di agenda -per quanto la desirerei tantissimo, bella colorata- per segnarle. Quindi scrivo la data e via, gli impegni del giorno.

Per me è fondamentale annotare tutto, lavorando con così tanti clienti diversi rischio di fare confusione. Mi arriva un messaggio su una modifica di orario o prezzo o qualsiasi cosa mi sia necessario sapere? Se non sono in ufficio me lo appunto subito sul quaderno e così non perderò tempo per ricordarmi chi mi avesse detto cosa e quando.

Mi rendo conto che sembrino banalità -lo sono!- però veramente aiutano tantissimo a semplificarsi la vita. Cartelle su Drive e Dropbox ordinate sono veramente la mia salvezza tantissime volte al giorno e per questo devo davvero ringraziare mio fratello e il mio capo che sono ordinati al limite del patologico e mi hanno insegnato ad esserlo.

Mi aiuta molto anche non rimandare le cose e far quanto più possibile in anticipo. Il venerdì pomeriggio potrei andare via un po’ prima  e okay ma se invece investo un’ora del mio tempo per programmare tutti i post della settimana dopo la me che sarà sommersa di lavoro la settimana dopo sarà felice.

Il CRM di cui vi parlavo sopra è Pipedrive. Non ha evidentemente senso per tutti i lavori però per me sapere esattamente chi devo chiamare quel giorno tra più di duecento contatti, una nota su quello che devo modificare nel sistema, le informazioni su tutti le organizzazioni con cui lavoriamo è veramente una manna dal cielo. Per ora lo utilizzo solo per Mangiami ma sto valutando di fare un account anche per la parte esclusivamente social del mio lavoro, credo che mi sarebbe molto utile.

Un’altra cosa che mi aiuta ad organizzare le mie giornate è essere flessibile. Cerco sempre di darmi un po’ di margine tra un appuntamento e l’altro, chiamo una persona per fissare una riunione e ho già diverse date in mente.

Un consiglio che però darei prima di tutto alla me stessa di anni fa e poi a tutti gli altri: respira. Lavorare di corsa come un treno, infilare mille appuntamenti in una giornata e non avere tempo per mangiare non ti renderanno una persona migliore né tantomeno più efficiente.

Per me aver fatto in modo di fare yoga in ufficio tutti i giorni è stato probabilmente uno degli stimoli più importanti per il mio benessere e anche qualcosa che mi ha aiutata a lavorare mille volte meglio, più di un’agenda ben organizzata.